یکی از الزامات سازمان‌ها و شرکت‌ها رعایت ضوابط و استانداردهای فضای اداری در محل کار است؛ بر این اساس شرکت‌ها موظف‌اند حداقل فضای مورد نیاز کارمندان را در اختیارشان قرار دهند. باید بین فضای کار با فعالیت‌هایی که در محیط کار انجام می‌شود هماهنگی وجود داشته باشد. برای فعالیت‌ها و فرایندهای کاری مختلف، انواع دفتر اداری مورد نیاز است؛ در این مقاله به معرفی استاندارد فضای اداری برای هر نفر در فضای کاری سازمان‌ها می‌پردازیم.
در این مطلب میخوانید...
اهمیت رعایت ضوابط و استانداردهای فضای اداری
دو ویژگی مهم محیط کاری شامل راحتی و طراحی خوبی است که سبب رفاه کارمندان می‌شود و کمیت و کیفیت بازدهی آنها را افزایش می‌دهد. افراد بیشتر زمان خود را در انواع دفتر اداری می‌گذرانند؛ از این رو رعایت استانداردهای مربوطه بسیار مهم است. بر اساس پروتکل‌های بین‌المللی در کنار استانداردهای فضای اداری باید جنبه‌های دیگر طراحی شامل چیدمان، ارگومتری و استاندارد میزهای کار نیز مورد توجه قرار گیرد. استفاده صحیح از عناصر مختلف در محیط کاری و چیدمان درست آنها موجب افزایش خلاقیت کارمندان خواهد شد.
از سوی دیگر نقش چیدمان وسایل و تجهیزات اداری سازمان یا شرکت در افزایش تعامل بین کارمندان هر مجموعه انکارناپذیر است. زیرا افرادی که بخش زیادی از روز خود را در محیط کاری و در کنار سایر کارمندان می‌گذرانند باید بتوانند تعاملات مناسبی در این فضا داشته باشند. محیط زیست عامل دیگری است که تحت تأثیر انتخاب درست فضای داخلی محیط کاری قرار می‌گیرد. رعایت درست استانداردها در مورد چیدمان صحیح، لحاظ کردن تغییرات احتمالی و استفاده از مواد مناسب می‌تواند از تخریب زیاد در آینده جلوگیری کند. همچنین مصرف انرژی برای گرمایش و سرمایش فضای اداری کاهش می‌یابد.
حداقل فضای مورد نیاز کارمندان چقدر است؟
به طور مشخص و قطعی نمی‌توان گفت استاندارد فضای اداری برای هر نفر کارمند چقدر است و پاسخ به این سؤال چندان آسان نیست. طبق گزارش‌های مختلف در سال‌های اخیر در کشورهای توسعه‌یافته فضای کاری هر کارمند در شرکت‌ها و سازمان‌ها کاهش‌یافته و از ۱۷ مترمربع به ازای هر نفر، به ۱۱ مترمربع رسیده است.
میانگین فضای کاری در انواع دفتر اداری در شرکت‌های خصوصی کشورهای توسعه‌یافته برای هر کارمند تقریباً 11 مترمربع است. که از این مقدار فقط 4 تا 6 مترمربع آن به فضای کار اختصاص می‌یابد و بقیه فضا برای انبار، اتاق کپی، سالن کنفرانس، آشپزخانه، راهروها و بقیه فضاهای موجود در دفاتر اداری استفاده می‌شود. این موارد جزو مهم ترین ضوابط و استانداردهای فضای اداری محسوب می شوند.
معرفی انواع دفتر اداری
نوع دفتر کار نیز در تعیین حداقل فضا و استاندارد فضای اداری برای هر نفر تأثیر دارد. به طور کلی چهار نوع دفتر کاری وجود دارد:
1.دفتر با پلان سلولی: در چنین ساختاری فضای موجود به قسمت‌های کوچک‌تر یا انفرادی تقسیم می‌شود و برای انجام کارهای فردی که نیازی به تبادل اطلاعات و تعامل کارمندان نیست، مناسب است. اجرای دفتر با پلان سلولی با استفاده از پارتیشن اداری و ایجاد اتاق‌های جداگانه امکان‌پذیر است.
2.دفتر با پلان باز: این دفاتر دارای یک فضای باز و بزرگ هستند که هیچ تقسیم‌بندی‌ای در آنها صورت نمی‌گیرد. دفتر با پلان باز برای گروه‌های کارمندی بزرگ که فعالیت‌های آنها فاقد تقسیم‌بندی جزئی است و نیاز به تمرکز بالا برای انجام کار ندارند، مناسب است.
3.دفتر فعالیت محور: برای ایجاد فرصت‌ها و فضای مناسب فعالیت‌های کاری متنوع از دفاتر فعالیت محور استفاده می‌شود. در این فضاهای کاری کارمندان می‌توانند به نوع کار و وظیفه خود در هر زمان از طول روز محل کار تغییر دهند.
4.دفتر گروهی: این دفاتر برای انجام کار گروهی که در آن تعداد زیادی کارمند حضور دارند مناسب هستند. در این صورت تمرکز بیشتری روی کار خواهند داشت و حواسشان پرت سایر افراد متفرقه نمی‌شود. دفتر گروهی برای گروه‌های کاری خلاق که جلسات طوفان فکری برگزار می‌کنند ایده‌آل خواهد بود.
ضوابط و استاندارد فضای اداری بر اساس ایزو
سیستم رعایت اصول بهداشتی، ایمنی و محیط زیستی یا به‌اختصار اچ اس ای (HSE ) برای فضای کار قانونی را به شرح زیر تبیین کرده است. فضای آزاد اتاق‌های کار باید به اندازۀ کافی بزرگ باشد تا رفت‌وآمد کارمندان به محل اختصاصی کارشان به‌راحتی انجام شود و بتوانند به‌آسانی در اتاق حرکت کنند.
- انتخاب تعداد کسانی که به طور هم زمان در یک اتاق کار می‌کنند با اندازه اتاق، فضایی که مبلمان اداری و تجهیزات اشغال و نقشه اتاق بستگی دارد.
- اتاق‌های کاری که افراد بیشتر وقت خود را در آنجا می‌گذرانند باید دارای ارتفاع کافی نسبت به کل اتاق داشته باشند. در این صورت می‌توان به محل اختصاصی کار آنها دسترسی ایمن‌تری داشت.
- معمولاً ساختمان‌های قدیمی ارتفاع از کف تا سقف کمی دارند و موانعی مثل سقف کوتاه وجود دارد؛ در این موارد باید موانع به طور واضح مشخص گردند.
- زمانی که فضای اتاق کار خالی است باید مساحت آن را بر تعداد کارمندانی که در آنجا کار می‌کنند تقسیم کرد که در این صورت حداقل فضای اختصاصی برای هر نفر باید 11 مترمکعب باشد.
- در محاسبه فضای اتاق برای هر کارمند باید کل اتاق یا بخشی از آن که بیش از ۳ متر بلندی دارد، همان 3 متر لحاظ شود.
- در نظر گرفتن 11 متر مکعب به‌عنوان استاندارد فضای اداری برای هر نفر مقدار حداقلی است. زیرا اگر مبلمان و سایر تجهیزات نیز در اتاق چیده شوند این مقدار فضا برای هر کارمند کافی نخواهد بود.
- بر اساس ایزو 6385 رعایت اصول ارگونومی در طراحی سیستم های کاری و فضای اداری سبب بهبود موقعیت های کاری و حضور راحت تر کارکنان در محیط کار می شود.
- ایزو 6385 مشاغل مختلفی مثل کارکنان اداری، کسانی که با کامپیوتر کار می‌کنند و اپراتورهای دستگاه‌ها را پوشش می‌دهد.
نمونه هایی از حداقل فضای مورد نیاز کارمندان
عوامل مختلفی در تعیین ضوابط و استانداردهای فضای اداری برای هر نفر دخیل هستند و در یک سازمان فضای اداری باید طبق استانداردهای موجود طراحی گردد. چنانچه در چیدمان و طراحی فضای کاری استانداردهای مورد نظر رعایت نشود باعث مشکل در محیط کار می‌شود؛ به‌طوری که رفت‌وآمد و کارمندان دچار مشکل خواهد شد و آنها احساس خستگی و سردرگمی می‌کنند. در هنگام طراحی انواع دفتر اداری باید ابعاد حداقلی فضای کار مورد توجه قرار گیرد؛ طبق استانداردهای بین‌المللی این ابعاد به شرح زیر هستند.
- ارتفاع: ۲٫۷ متر
- مساحت: ۹ مترمربع
- مساحت به‌ازای هر کارمند: حداقل ۵ مترمربع
این ابعاد مقدار حداقلی هستند و در دفاتر کاری مختلفی با اهداف سازمانی متفاوت مقدار این ابعاد می‌تواند تا چندبرابر افزایش پیدا کند. حداقل 5 متر مربع به‌ازای هر نفر کارمند به‌صورت زیر تقسیم‌بندی می‌شود:
- فضا برای نشستن و انجام امور دفتری: ۴ مترمربع
- فضا برای قراردادن کمد فایل: ۱ مترمربع
- برای هر صندلی اضافه مراجعه کننده ها: ۱٫۵ مترمربع
ضوابط و استانداردهای فضای اداری برای ملاقات ها
تا اینجا در مورد فضای اختصاصی کار کارمندان صحبت کردیم ولی علاوه بر این باید فضایی جهت ملاقات و تعامل با سایر کارمندان نیز در محیط کار در نظر گرفت. این فضا از راهروهای دفاتر گرفته تا اتاق کنفرانس را شامل می‌شود؛ حداقل فضای پیشنهادی برای ملاقات به‌صورت زیر مطرح شده است:
- فضای ملاقات در پلان باز: به‌ازای هر نفر ۱٫۵ مترمربع
- فضای ملاقات در پلان سلولی یا بسته: به‌ازای هر نفر ۲ مترمربع،
- با وجود تجهیزات و مبلمان: به‌ازای هر نفر ۳ مترمربع
- نقطه ملاقات برای کارمندان و افراد ایستاده: به‌ازای هر نفر ۱ مترمربع
فضاهای اداری برای انجام سایر امور
علاوه بر این‌ها، در طراحی دفتر اداری، باید فضاهایی هم برای سایر امور در نظر گرفت. نمونه‌هایی از این فضاها عبارت‌اند از:
- بوفه: فضای بسته یا بازی برای نوشیدن و خوردن
- اتاق استراحت: فضای بسته یا نیمه بازی برای استراحت بین کار
- اتاق کپی: فضای بسته یا بازی برای تجهیزات کپی، چاپ، اسکن و سایر امورات اداری
- کمدهای شخصی: فضای بسته یا نیمه بازی برای وسایل شخصی کارمندان
- بایگانی: فضای بسته‌ای برای نگهداری اسناد
- انبار: فضای بسته یا بازی برای نگهداری وسایل کار
- اتاق انتظار: فضای بسته، نیمه‌باز یا بازی برای مراجعه‌کنندگان
- راهروها و فضاهای رفت‌وآمد
جمع بندی
اگر در طراحی دکوراسیون دفتر کار ضوابط و استانداردهای فضای اداری رعایت شود می‌تواند این دفاتر محل مناسبی برای کار کارمندان باشد و بازدهی آنها را نیز افزایش دهد. همچنین برای تأثیر بر شکوفایی خلاقیت کارکنان باید از عناصر محیط کار به‌درستی استفاده شود و ارگومتری رعایت شده و حداقل فضای مورد نیاز کارمندان تأمین گردد. انواع دفتر اداری با مشخصات ویژه‌ای وجود دارد که برای فعالیتی‌های خاصی مناسب هستند. سیستم HSE برای فضاهای کاری قانونی‌هایی را مطرح می‌کند که در این مقاله نمونه‌هایی از استاندارد فضای اداری برای هر نفر طبق استانداردهای بین‌المللی بیان شد. برای بهره‌مندی از فواید پیاده‌سازی این استانداردها در سازمان می‌توان به شرکت‌های معماری معتبر مراجعه کرد. گروه مبلمان اداری دکوران در این زمینه با چند دهه سابقه در زمینه دکوراسیون و طراحی داخلی محیط‌های اداری یک گزینه ایده‌آل برای شماست. با کارشناسان ما از طریق راه‌های ارتباطی درج شده در سایت تماس حاصل فرمایید!