کاربرد فایلینگ اداری

فایلینگ‌های اداری یکی از ابزارها و تجهیزات بسیار حیاتی در تمام اداره‌ها هستند. آنها برای تمامی کارمندان در اتاق کار ضروری هستند و به بایگانی و مرتب‌بودن فایل‌ها کمک می‌کنند. این سیستم‌ها از بی‌نظمی و به‌هم‌ریختگی اسناد و مدارک مهم جلوگیری می‌کنند.

کاربرد فایلینگ اداری تنها برای پیداکردن اسناد و مدارک مهم در زمان‌های خاص نیست؛ بلکه می‌توانید از این ابزار برای بهبود نظم و آراستگی محیط اداری خود استفاده کنید و وسایل بی‌استفاده را درون آن قرار دهید. با این کار، محیط کار منظم‌تر و آراسته‌تر خواهد شد.

اگرچه بسیاری از میز دارای کشوهای متعدد هستند، اما این دلیلی برای عدم استفاده از فایلینگ‌ها نیست. در واقع، گاهی اسناد و مدارک به قدری زیاد می‌شوند که کشوهای میز نمی‌توانند به آنها پاسخگو باشند؛ در این زمان، فایلینگ‌ها به کمک ما در تقسیم‌بندی و مرتب‌سازی اسناد کمک می‌کنند.

کاربرد فایلینگ اداری

برای درک کاربرد فایلینگ اداری، بیایید درباره اهمیت ارائه اسناد و مدارک در زمان‌های حیاتی، به‌خصوص در لحظه ارائه گزارش‌های مالی، صحبت کنیم. اگر اسناد مربوط به حسابرسی مالی شرکتتان را به‌صورت نامنظم جمع‌آوری کنید، این کار می‌تواند موقعیت شرکتتان را به‌خطر بیندازد. در واقع، ممکن است حسابرس‌های مالیاتی بدون درنظرگرفتن موعد مقرر برای بررسی حساب‌های مالی به سازمانتان مراجعه کنند. در این زمان، اگر نتوانید گزارش‌ها را به آنها تحویل دهید، ادعاهایتان رد می‌شود و مشکلات زیادی برایتان به‌بار می‌آید.

با توجه به تحقیقاتی که نشان می‌دهند کارمندان در سال حدود ۶ هفته را برای پیداکردن اسناد و مدارک مهم خود صرف می‌کنند، تهیه فایلینگ‌های اداری برای سازمانتان بسیار ضروری است. این تجهیزات نه‌تنها به سازمان و مجموعه‌تان خسارت وارد می‌کنند، بلکه روند پیشرفتتان را نیز آهسته‌تر می‌کنند. با استفاده از فایلینگ‌های اداری، می‌توانید به‌صورت موثری مشکلات به‌هم‌ریختگی فایل‌ها، اسناد و مدارک را حل کنید و هزینه‌ای که برای خرید این تجهیزات صرف می‌کنید، بسیار کمتر از ضرری است که به‌هم‌ریختگی فایل‌ها به سازمانتان وارد می‌کند. بنابراین، توصیه می‌شود حتماً این تجهیزات را تهیه کنید.

از دیگر کاربرد فایلینگ اداری این است که با استفاده از دسته‌بندی و مرتب‌سازی، تمامی اسناد را به‌صورت سازمان‌یافته و مرتب می‌کنند. این امکان را به شما می‌دهند که در هر زمان به راحتی و سریعی به اسناد مورد نیاز دسترسی پیدا کنید. فایلینگ‌های اداری همچنین با هدف ایجاد نظم در فضا و بهینه‌سازی طراحی دکوراسیون اداری استفاده می‌شوند و مدل‌ها و طرح‌های متنوعی دارند.

انواع فایلینگ اداری از لحاظ جنس

1. فایلینگ‌های شیشه‌ای: جزء جدیدترین فایلینگ‌ها هستند که ظاهری امروزی دارند و برای دکوراسیون‌های مدرن بهترین گزینه به‌شمار می‌آیند.
2. فایلینگ‌های چوبی: از جنس MDF هستند و از قیمت بالایی نیز برخوردارند. این تجهیزات برای دکوراسیون‌های کلاسیک بهترین گزینه هستند.
3. فایلینگ‌های آلومینیومی: این تجهیزات با مقاومت مکانیکی بسیار بالا و استحکام خیلی خوبی دارند. ضربه‌ها و عوامل آسیب‌زا نمی‌توانند تأثیر زیادی روی دوام آنها بگذارند. همچنین، این فایلینگ‌ها از وزن سبکی نیز برخوردارند که حمل و جابه‌جایی‌شان را آسان می‌کند.
4. فایلینگ‌های ترکیبی: این تجهیزات از ترکیب چند متریال مختلف با یکدیگر ساخته می‌شوند و قاعدتاً از ویژگی‌های تمام آن متریال‌ها به‌طور همزمان بهره‌مند هستند. مثلاً برخی اداره‌ها فایلینگ‌هایی با ترکیب چوب و شیشه را برای تکمیل دکوراسیون اداری‌شان استفاده می‌کنند.

انواع فایلینگ اداری از لحاظ کاربرد

1. سیستم‌های مخصوص قراردادن وسایل مختلف: این نوع فایلینگ‌ها برای قراردادن و مرتب‌سازی انواع اسناد، فایل‌ها و اجزای مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند. آنها می‌توانند به صورت چرخدار یا ثابت تولید شوند.
2. سیستم‌های مخصوص قرار دادن پوشه‌های فنردار: این نوع فایلینگ‌ها برای قراردادن و مرتب‌سازی پوشه‌های فنردار و اسنادی که درون آنها قرار می‌گیرند، استفاده می‌شوند. آنها معمولاً به صورت چرخدار یا ثابت تولید می‌شوند.

ویژگی‌های فایلینگ اداری

می‌توان گفت فایلینگ‌های اداری را به عنوان یکی از اعضای خانواده مبلمان اداری معرفی کرد که ویژگی‌های متنوعی دارد. در ادامه به توضیح این ویژگی‌ها می‌پردازیم:

دوام و مقاومت بالا:

تولیدکنندگان باید کف کشوهای این تجهیزات را به گونه‌ای مقاوم ساخته تا بتوانند وزن زونکن‌ها و اجسام سنگین دیگر را تحمل کنند. فایلینگ‌هایی با مقاومت پایین پس از مدتی استفاده آسیب می‌بینند و نمی‌توان روی آنها وسایل را قرار داد.

سهولت در حرکت کشوها:

در این تجهیزات باید از ریل‌هایی استفاده شود که حرکت کشوها را به راحتی امکان‌پذیر کنند. این ریل‌ها باید به صورت تمام بازشو یا نیم‌بازشو باشند و به کارمندان امکان دسترسی به اسناد مختلف را بدهند.

ابعاد مناسب:

تولیدکنندگان باید در ساخت این تجهیزات ابعاد مناسبی را در نظر بگیرند تا بتوان انواع اسناد یا زونکن‌ها را بدون هیچ مشکلی در آنها قرار داد. زونکن‌ها ابعاد بزرگی دارند، بنابراین فایلینگ‌ها باید با ابعادی که با آنها سازگاری داشته باشند، ساخته شوند.

طراحی مناسب:

شلف‌، کمد بایگانی و فایلینگ‌های اداری باید با دکوراسیون محیط کار هماهنگ باشند تا زیبایی و جذابیت آن را افزایش دهند. باید به طرح و رنگ محیط کار قبل از خرید فایلینگ توجه کنید، زیرا به جز کاربرد فایلینگ اداری که بسیار گسترده است، تأثیر زیادی در دکوراسیون محیط دارند.

داشتن قفل مرکزی:

فایلینگ‌های اداری باید دارای قفل مرکزی باشند تا بتوانید برخی از اسناد و مدارک را به صورت محرمانه در آنها نگهداری کنید. اگر نمی‌خواهید دیگران به برخی اسنادتان دسترسی داشته باشند، حتماً فایلینگ‌ها را همراه با قفل مرکزی تهیه کنید.

نحوه سازماندهی سیستم فایلینگ

اگر نمی‌دانید چگونه فایل‌ها و مدارک را سازماندهی کنید، حتی با استفاده از بهترین فایلینگ‌ها نمی‌توانید به درستی به اسنادتان نظم بدهید. برای جلوگیری از این مشکل، به چند نکته مهم زیر توجه کنید:

بهترین روش برای سازماندهی و مدیریت فایل‌ها، استفاده از سیستم فایلینگ منظم و مرتب است. با تفکیک اسناد و مدارک بر اساس نیاز و فراوانی استفاده، می‌توانید فایل‌ها را بهتر سازماندهی کنید. اسناد و مدارکی که به‌طور مداوم نیاز دارید، می‌توانند در کشو‌های میز‌ها قرار بگیرند تا به راحتی دسترسی پیدا کنید. اما اسناد و مدارکی که کمتر استفاده می‌شوند، می‌توانند در کشو‌ها و طبقه‌های فایلینگ قرار بگیرند تا فضای میز را آزاد کنند.

همچنین، استفاده از انواع زونکن‌ها و پوشه‌های مخصوص رنگی نیز به شما کمک می‌کند تا فایل‌ها را بهتر سازماندهی کنید. با استفاده از زونکن‌ها، می‌توانید فایل‌ها را بر اساس موضوع، دسته بندی کنید و با استفاده از رنگ‌های مختلف، به راحتی فایل مورد نظرتان را پیدا کنید.

در نهایت، با استفاده از فایلینگ دیجیتال و ذخیره اسناد به صورت الکترونیکی، می‌توانید مصرف کاغذ را به حداقل برسانید. با ذخیره اسناد در کامپیوتر و استفاده از سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی، می‌توانید به راحتی به اسناد دسترسی پیدا کنید و نیاز به چاپ و نگهداری کاغذ را کاهش دهید.

در آخر...

کاربرد فایلینگ اداری بسیار زیاد هستند که به مرور زمان جای قفسه‌ها، شلف‌ها، کمدهای معمولی و سایر وسایل مشابه را در محیط اداری به خود اختصاص می‌دهند و به انتخاب اول بسیاری از مدیران و کارمندان تبدیل شده‌اند. این سیستم‌ها با ایجاد نظم در فضا، باعث می‌شوند که در هنگام انجام کارها نگرانی بابت پیدا کردن مدارک و اسناد نداشته باشید و در زمان لازم بتوانید هر مدرک را به سرعت و بدون صرف انرژی زیادی پیدا کنید. برای انتخاب بهترین سیستم فایلینگ اداری، پیشنهاد می‌دهیم قبل از خرید، حتماً از کارشناسان آشنا به علم طراحی کمک بگیرید تا آنها با توجه به محیط و فضای کاری شما، بهترین سیستم را به شما معرفی کنند.

گروه مبلمان اداری دکوران با بیش از نیم قرن سابقه در صنعت مبلمان کشور مشاور و راهنمای شما در طراحی دکوراسیون داخلی دفتر کارتان خواهد بود. جهت کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان ما از طریق شماره‌های درج شده در سایت تماس حاصل فرمایید.