این روزها بسیاری از جلسات اداری در اتاق کنفرانس انجام می‌شود. شرایط و دکور این اتاق، می‌تواند تأثیر زیادی بر روی مشتریان یا کارمندان شما داشته باشد. اتاق کنفرانس در اصل برای برگزاری جلسات شرکتی یا برای صحبت با مشتریان مورد استفاده قرار می‌گیرد. ما در این مطلب از دکوران قصد داریم به شما بگوییم چه کسب و کارهایی به اتاق کنفرانس نیاز دارند و برای یک اتاق کنفرانس چه ویژگی هایی دارد پس تا پایان با ما همراه باشید.
آشنایی با اتاق کنفرانس
درست است که در طی سال‌ها اصول طراحی اتاق کنفرانس تغییر زیادی نکرده است اما باید بدانید که، طراحی این اتاق بسیار حائز اهمیت و مهم است. از مهم‌ترین بخش‌های اداری یک شرکت می‌توانیم به اتاق کنفرانس اشاره کنیم.
ساده ترین اتاق کنفرانس از چند میکروفون که روی میز قرار گرفته، تشکیل شده است. در اصل یکی از دغدغه‌های مدیران تجهیز سالن کنفرانس است. از طرفی در اتاق کنفرانس تصمیمات سری گرفته می‌شود به همین خاطر باید به طراحی آن دقت کنید. وجود اتاق کنفرانس در شرکت، از شلوغی و سروصدا جلوگیری می کند و شما به راحتی می توانید از میهمانان خود در در هر شرایطی پذیرایی کنید.
طراحی و چیدمان سالن کنفرانس چگونه است؟
از مهم‌ترین تجهیزات سالن کنفرانس می‌توانیم به یک میز بزرگ در وسط اتاق اشاره کنیم. فاصله صندلی ها از دو طرف خیلی مهم است زیرا باید حضار در جلسه احساس بسیار راحتی داشته باشند. میزی که شما برای اتاق کنفرانس خود در نظر می‌گیرید حتما باید به گونه‌ای طراحی شده باشد که ابعاد اتاق و تعداد صندلی‌های حضار در نظر گرفته شود.
چه کسب و کارهایی به اتاق کنفرانس نیاز دارند؟
اتاق کنفرانس یک ابزار مهم در محیط کار است و برای انواع مختلف کسب و کارها می‌تواند حائز اهمیت باشد. در زیر چند نمونه از کسب و کارهایی که به اتاق کنفرانس نیاز دارند، آورده شده است:
شرکت‌های فناوری اطلاعات (IT):
جلسات برنامه‌ریزی تیم فنی ارتباطات با مشتریان برای توضیحات فنی
جلسات تصمیم‌گیری در زمینه تکنولوژی
شرکت‌های مشاوره:
جلسات مشاوره با مشتریان
برگزاری کارگاه‌ها و دوره‌های آموزشی
شرکت‌های تبلیغات و بازاریابی:
نقد و بررسی استراتژی‌های بازاریابی
ارتباط با تیم‌های اجرایی برای پروژه‌های تبلیغاتی
شرکت‌های تولید و صنعتی:
جلسات مدیریت کیفیت و بهبود فرآیندها
بررسی پیشرفت پروژه‌های تولیدی
شرکت‌های مالی و بانکی:
اجتماعات مدیریتی و جلسات تصمیم‌گیری
بحران‌های مالی و جلسات بررسی راهکارها
شرکت‌های پزشکی و سلامت:
جلسات تصمیم‌گیری مدیریت بیمارستان‌ها و مراکز درمانی
برگزاری جلسات آموزشی برای کادر درمانی
شرکت‌های حقوقی:
جلسات بحران و حل اختلافات حقوقی
مذاکرات و جلسات تصمیم‌گیری حقوقی
شرکت‌های طراحی و معماری:
برگزاری نقد و بررسی پروژه‌های طراحی
ارتباط با مشتریان برای دریافت بازخورد
شرکت‌های آموزشی:
جلسات مدیریتی و تصمیم‌گیری
برگزاری جلسات آموزشی و کارگاه‌ها
شرکت‌های خدمات مشتریان:
جلسات بهبود کیفیت خدمات
آموزش تیم‌های پشتیبانی
به طور کلی، هر کسب و کاری که به تصمیم‌گیری گروهی، مذاکرات، ارتباطات مدیریتی یا آموزش
اتاق کنفرانس چه ویژگی‌هایی دارد؟
اتاق کنفرانس، اتاقی است که به منظور برگزاری گوناگونی از رویدادها و جلسات تدارک دیده شده است. در نمونه‌های مختلف این اتاق‌ها، میزی بزرگ به همراه چند صندلی اطراف آن قرار دارد، که جهت تعاملات و ارتباطات فردی است. این فضا به عنوان مکانی برای جلسات ویدئویی یا حضوری افراد از جمله کارمندان، مشتریان، اعضای هیئت مدیره، جلسات آموزشی، مصاحبه‌ها و دیگر کنفرانس‌های برنامه‌ریزی شده به کار می‌رود. اساساً در این اتاق‌ها، بحث‌های مدیریتی و در زمان تصمیم‌گیری اهمیت زیادی پیدا می‌کند.
اتاق کنفرانس، فرصتی فراهم می‌کند تا با تمامی اعضای کارکنان و مشتریان در هر نقطه‌ای از اتاق که حضور دارند، ارتباط برقرار شود. این اتاق‌ها به طور کامل با تجهیزات کنفرانس و فناوری‌های لازم برای این منظور مجهز شده‌اند. اندازه اتاق کنفرانس معمولاً به میانگین یا بزرگ اندازه‌گیری می‌شود تا بتوان جلسات مختلف با تعداد شرکت‌کنندگان زیاد را به سهولت در این فضا برگزار کرد. این اتاق باید ابعاد بزرگی داشته باشد که بتواند همه کارمندان را در خود جای دهد و اندازه آن بستگی به نیازها و تعداد افراد شرکت‌کننده دارد. بطور کلی، تعداد شرکت‌کنندگان در اتاق کنفرانس می‌تواند بین 5 تا 20 نفر باشد.
استفاده از اتاق‌های کنفرانس معمولاً برای شرکت‌هایی که دارای اعضای زیاد یا شعبه‌های مختلف هستند، امری ضروری است. در مقابل، فضاهای کاری کمتر و مشترک ممکن است به اندازه کافی به این اتاق‌ها نیاز نداشته باشند.
انواع اتاق کنفرانس
در تصمیم‌گیری برای بهره‌مندی بهتر از اتاق کنفرانس، انتخاب سبک مناسب با سلیقه و نیازهای شخصیت شما و شیوه‌ی کاریتان تاثیر گذار است. در زیر به چند نمونه از انواع سبک‌های چیدمان اتاق کنفرانس اشاره شده است:
1. سبک سالن تئاتر یا سالن نمایش: در این سبک، اولویت به نمایش دادن اطلاعات و صحبت‌های سخنران می‌رسد و نیاز به نوشتن یا مصرف غذا کمتر است.صندلی‌ها به صورت ردیفی قرار می‌گیرند و به جایگاه سخنران یا نقطه مرکزی اتاق تمرکز می‌شود.
ابعاد صندلی‌ها باید طوری باشد که دست‌هایشان به هم برخورد نکند.
2. سبک مدرسه یا کلاس: این سبک برای جلساتی که نیاز به نوشتن و استفاده از رایانه دارند، مناسب است.
این چیدمان باعث ایجاد حداقل تعامل بین شرکت‌کنندگان می‌شود و تمرکز بیشتری را فراهم می‌کند.
صندلی‌ها در این حالت روبروی مجری یا سخنران قرار می‌گیرند و امکان انجام فعالیت‌های نوشتاری به شرکت‌کنندگان فراهم می‌شود.
در هر یک از این سبک‌ها، ابعاد صحیح صندلی‌ها و فضای بین میزها حتما در نظر گرفته می‌شود زیرا امری حیاتی است تا فرآیند جلسات بدون مشکل و با حداکثر راحتی انجام شود. از این رو، انتخاب سبک مناسب با نیازهای جلسات و فعالیت‌های تصمیم‌گیری اساسی است.
3.انواع اتاق کنفرانس؛ سبک کنفرانس
در زمینه انواع اتاق‌های کنفرانس، سبک کنفرانس به خصوص برای جلساتی با حضور افراد محدود که تمرکز بر تعاملات بین آنها قرار دارد، به شدت توصیه می‌شود. این سبک از اتاق‌ها به ویژه برای بحث‌های طولانی مدت که هدف اصلی آن تبادل نظر و گفت‌وگو برنامه‌ریزی شده است، بسیار مناسب و موثر است.
در این سبک، شرکت‌کنندگان پشت میزی که نشسته‌اند نسبت به همه دیدگاه مناسبی دارند و قادر به برقراری ارتباط مستقیم با یکدیگر هستند. این فرآیند، امکان ایجاد ارتباطات نزدیک‌تر و چهره به چهره را فراهم می‌کند.
در محیطی که از سبک کنفرانس استفاده می‌شود، نیازی به میزهای بزرگ برای فعالیت‌های مشارکتی نیست. این سبک این امکان را فراهم می‌کند که اتاق کنفرانس به عنوان یک فضای آرام برای گفت‌وگوها و جلسات خصوصی عرضه شود و همچنین برای انجام کار گروهی و هماهنگی فعالیت‌های گوناگون به کار گیرد.
4.انواع اتاق کنفرانس؛ سبک ضیافت
این سبک مناسب برای جلساتی است که به خدمات غذا و نوشیدنی نیاز دارند. سبک ضیافت، در جاهایی که از حضار خواسته می‌شود، برای داشتن عملکرد بهتری به گروه‌های کوچک تقسیم شوند، خیلی مناسب و کاربردی است.
این سبک دارای چند میز گرد 152، 167 یا 182 سانتی‌متری است که با صندلی‌هایی در یک طرف میز یا اطراف میز قرار گرفته شده است. اگر نیاز به مشاهده سخنران داشته باشید، لازم است از میزهای نیم دایره استفاده کنید زیرا این مدل میزها امکان مشاهده بهتر روند جلسه و ارتباط با سایر افراد را فراهم می‌کند.
جمع بندی
ما در این مطلب به شما توضیح دادیم که چه کسب و کارهایی به اتاق کنفرانس نیاز دارند. اگر قصد دارید یک اتاق کنفرانس برای محیط کاری خود در نظر بگیرید حتما باید به نکاتی چون ابعاد، تعداد افراد و … توجه کنید. قبل از خرید هم باید بدانید که برای اتاق کنفرانس خود چه تجهیزاتی مناسب با نوع اتاق کنفرانس شما است و کلا اتاق کنفرانس چه ویژگی‌هایی دارد برای دانستن تمام این موارد توصیه می‌کنیم خواندن این مطلب را از دست ندهید.
البته این نکته هم فراموش نکنید که داشتن یک اتاق کنفرانس برای هر محیطی مناسب است زیرا همه‌ی تصمیمات مهم و سری در این اتاق گرفته می‌شود. پس برای کسب و کار خود حتما به یک اتاق کنفرانس احتیاج دارید. گروه مبلمان اداری دکوران با بیش از نیم قرن سابقه در صنعت مبلمان کشور مشاور و راهنمای شما در طراحی دکوراسیون داخلی دفتر کارتان خواهد بود. جهت کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان ما از طریق شماره‌های درج شده در سایت تماس حاصل فرمایید.